Portail Québec - Services Québec
 
Thésaurus de l'activité gouvernementale.

Vocabulaire des processus administratifs communs

Le vocabulaire des processus administratifs communs est constitué des termes extraits de la partie commune des plans de classification des ministères et des organismes. Un plan de classification est généralement élaboré, mis à jour et rendu public par l'unité administrative de gestion documentaire de chaque organisation. Une partie de la structure fonctionnelle est similaire dans tous les ministères et organismes en raison de l'obligation d'observer des règles communes. Ainsi, dans ce groupe de processus administratifs communs, une structure de noms de dossiers est proposée pour les six processus définis, tels que la gestion des ressources humaines ou financières. Les Bibliothèque et archives nationales du Québec produisent un recueil des délais de conservation bien documenté par rapport aux processus administratifs communs. Ce recueil et l'analyse lexicale de quelque 25 plans de classification ont servi à introduire des termes dans le vocabulaire des processus administratifs communs.

Le plan de classification présente des classes permettant de regrouper les dossiers dans lesquels seront conservés les documents utilisés dans le cours régulier des activités de l'organisation; sa structure a pour objet de faciliter la mise en place de pratiques simples et communes à un grand nombre d'employés. Au jour le jour, il sert à classer les documents dans les bons dossiers. L'arrangement des dossiers papier se fait, comme c'est la pratique établie, dans cette même optique. On comprend que le dossier est le point de départ de la combinaison hybride des documents papier et des documents technologiques. La logique familière du plan semble irremplaçable et sa qualité généralement observable témoigne d'une lente maturation qui a permis d'en faire un outil modeste, mais parmi les mieux établis dans nos organisations pour la structuration de connaissances.

Le premier niveau de subdivision établit six fonctions administratives communes dans l'administration publique :

  • la gestion des ressources humaines;
  • la gestion des ressources financières;
  • la gestion des ressources matérielles;
  • l'administration et la gestion;
  • la législation et la réglementation;
  • la gestion des ressources informationnelles.

Un principe commun de classement selon le cycle de vie impose la subdivision de chaque fonction commune en quatre grandes étapes qui servent aussi à regrouper des termes. Ce sont des étapes cousines du quatuor traditionnel de planification, d'organisation, de direction, de contrôle. Il s'agit de :

  1. planification et évaluation des besoins;
  2. acquisition des ressources;
  3. gestion, utilisation et maintien des ressources;
  4. renouvellement, abandon ou remplacement des ressources.