Petit historique du thésaurus

C'est dans le contexte du passage du papier à l'électronique et de l'émergence d'Internet que les besoins d'une gestion documentaire améliorée ont suscité des attentes par rapport à la classification de l'information et, au premier chef, les documents et les dossiers. Les nombreux termes formant un schème de classification gagnent à être définis et reliés dans un thésaurus.

À l'été de 1998, des chercheurs de l'Université de Montréal (Michèle Hudon et Sabine Mas) se sont joints à des employés (Danielle Parent et Pierre Noreau) de Communication Québec, pour enrichir et systématiser un premier vocabulaire utilisé pour indexer les quelque 3000 fiches d'information sur les programmes et les services publics.

Ce premier thésaurus de l'activité gouvernementale est disponible à l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information (Université de Montréal).

Cette première version du thésaurus n'a pas été utilisée ni mise à jour.

Les travaux ont repris en 2002, à la faveur des travaux en gestion intégrée des documents et des besoins de la classification à facettes. La première version a été récupérée et placée dans un cadre élargi et un format enrichi, celui du vocabulaire des domaines. Une importante analyse lexicale de plans de classification et de déclarations de services aux citoyens, réalisée par Maurice Gingras, a permis d'enrichir les vocabulaires compris dans le thésaurus de l'activité gouvernementale au moment de son élaboration. En outre, des vocabulaires sur les processus, les types de documents, les clientèles et les intervenants ont été ajoutés au contenu du thésaurus de manière à répondre à la nécessité de classifier les documents sur plus d'une facette. Sophie Picard, René Cléroult, Danielle Parent et Richard Parent ont principalement contribué à l'élaboration du contenu.

La participation de Communication Québec, devenu Services Québec, sur une longue période, témoigne du fait que le thésaurus ne répondait pas aux seuls besoins internes en gestion documentaire, mais qu'il englobait aussi la mission de communication avec le public et de l'information. On pensait à indexer à tout le moins le contenu de la banque de renseignements, mais aussi le maximum de publications gouvernementales, pour aider les citoyens, entreprises et autres à trouver ce qu'ils cherchaient dans le grand volume de l'information gouvernementale.

La vision du groupe de travail était aussi qu'un tel vocabulaire devait favoriser un repérage sélectif à l'échelle gouvernementale indépendamment des missions spécialisées et respectives de chacun des ministères et des organismes publics. Le thésaurus est structuré de manière à offrir un soutien à la navigation, fondé sur les différents liens entre les termes : équivalence, hiérarchie, association ou analogie. Le thésaurus est fondé sur une structuration hiérarchisée d'un ou de plusieurs domaines de la connaissance et se développe autour de concepts représentés par des termes regroupés selon différentes caractéristiques.

La collaboration de Martin Froment a permis de développer des outils de consultation avec l'affichage XHTML, des outils d'administration des mises à jour du thésaurus, ainsi que des outils de visualisation, pour favoriser l'exploration conceptuelle des termes affichés en réseau.