Vocabulaire des types de documents

Le vocabulaire des types de documents comprend trois éléments assez techniques, ayant trait soit au regroupement de documents (par exemple : une collection), soit, à l'inverse, à un fragment de document (par exemple : un paragraphe) ou à une métadonnée (par exemple : un nom d'éditeur). La partie principale est constituée du vocabulaire des types de documents. Le schème de classification distingue les documents de référence destinés à la lecture et les documents de transaction utilisés pour la conduite des affaires tant administratives que commerciales et financières.

Les documents de référence se subdivisent en huit types généraux. De plus, ils peuvent être associés à un type spécialisé. La plupart des documents peuvent donc être indexés sur plus d'une valeur, au moyen des termes appropriés, notamment pour les activités administratives et les échanges avec les clientèles, les partenaires et les fournisseurs de l'Administration. Ce schème de classification prend en compte la nature du document électronique et établit des bases pour l'exploitation de la structure logique des documents. L'information qu'il véhicule est surtout utile pour le contrôle documentaire, mais il peut également faciliter le repérage.

La désignation d'une structure logique de type documentaire permet principalement de retracer l'appartenance des occurrences qui indiquent une progression dans le cours d'un processus. L'enregistrement du type de document décrit en quelque sorte le contexte administratif d'un document pour bien conserver celui-ci. Les documents de transaction doivent être gérés comme des documents administratifs ayant une valeur juridique, c'est-à-dire pouvant faire office de preuve. Les définitions suivantes distinguent les deux types de documents :

• Document de référence : document permettant d'obtenir une information suffisante pour suivre un processus de travail.
• Document de transaction : document contenant des renseignements relatifs à un échange entre deux parties liées par signature et ayant une portée juridique ou financière.

Pour les documents de référence, huit catégories générales de termes désignant des types de documents peuvent être utilisés dans n'importe quel domaine d'activité. En voici la liste et leur définition :

• publications : documents généralement édités en multiples exemplaires et destinés à la diffusion. Ces documents font normalement l'objet d'une diffusion publique et sont annoncés de façon modeste ou claironnée. Suivant le contexte et le point de vue, les trois catégories suivantes peuvent aussi être considérées comme des publications : lois et règlements, formulaires, recueils;
• lois et règlements : documents de législation et de réglementation qui sont le fondement de la conduite des affaires publiques, puisqu'ils sont le résultat cohérent des processus législatifs et réglementaires;
• formulaires : documents structurés au maximum et destinés à la collecte systématique de renseignements;
• recueils : documents ayant pour objet la constitution de banques, de collections ou d'ensembles d'information, l'indexation et le catalogage. Ils sont mis à la disposition d'un public cible pour des requêtes et des questions;
• documents de communication : documents servant principalement à établir et à maintenir des relations internes et externes nécessaires pour la bonne marche et le développement de l'organisation. Ils regroupent les documents utilisés pour communiquer l'information à l'intérieur de l'organisme et ceux qui permettent d'établir des communications à l'extérieur;
• documents de consultation : documents qui permettent de recueillir des renseignements sur un sujet précis au sein de toute la communauté;
• documents de réunion : documents créés pour les réunions au cours desquelles les décisions sont prises ou les actions menées, dans une organisation où l'exercice de ces fonctions implique ou exige l'assentiment des personnes officiellement réunies;
• documents de direction : documents conçus pour orienter les actions des membres de la direction vers des objectifs communs, au moyen de la planification et de la structuration.

Jusqu'à maintenant, les listes de termes ne couvrent que cinq domaines de spécialité, sur un potentiel de plusieurs centaines en administration publique. Ces groupes de termes couvrent des domaines administratifs spécifiques. On ne s'étonnera pas du grand nombre de redondances avec le schème des domaines-objets de ces types de documents, tout particulièrement dans le cas des fonctions administratives communes qui sont analysées sous tous les angles :

• élection
• ressources humaines
• ressources financières
• ressources matérielles
• ressources informationnelles.

Dans la classe des documents de transaction, les documents qui sont effectivement échangés sont appelés instances de transaction. La caractéristique de base des instances de transaction est qu'il s'agit de documents à valeur juridique, c'est-à-dire pouvant faire office de preuve. Toutes les occurrences des types dont la valeur est héritée de l'une des trois autres branches de deuxième niveau de type de document, par exemple un formulaire, sont déjà définies. La subdivision sémantique n'est donc pas propre aux documents de transaction qui permettent d'exécuter des actions ou de remplir des formalités sur une base individuelle.

Les titres désignent des documents de transaction dont l'utilité n'est pas limitée à une seule occurrence et qui peuvent être valides pendant une plus ou moins longue période. Ces titres sont des documents qui ont une valeur juridique d'attestation et qui attribuent des droits ayant une portée plus grande que les instances de transaction en soi, par exemple un permis valable pour un an. Parmi les documents de transaction, les titres ont l'importante fonction de donner une stabilité à la certification de l'identité des parties et de leurs attributs, ou aux autorisations, dans le contexte d'une architecture de sécurité. Les principaux titres sont :

• acte
• attestation
• bail
• carnet
• carte (d'identification)
• certificat
• diplôme
• effet de commerce
• entente
• licence
• permis
• preuve de citoyenneté
• titre minier

Pour comprendre plus aisément ce vocabulaire, il importe de distinguer les différentes personnalités de l'Administration dans ses échanges avec l'extérieur de l'appareil administratif :

• soit une autorité publique, capable de délivrer des titres, qui administre les relations avec les particuliers ou citoyens et les entreprises en tant que contribuables, bénéficiaires, conducteurs de véhicule, etc.;
• soit une entité économique qui acquière auprès de fournisseurs des biens et des services pour soutenir ses actions, et capable de produire des instances de transaction ou des documents à valeur juridique.